Nie wieder Chaos in Google Drive: Wie du deine Dateien vollautomatisch per KI benennst

Veröffentlicht von mafudelaptu am 5. August 20265. August 2026

Wer viel mit Google Drive arbeitet, kennt das Problem: Im Laufe der Zeit sammeln sich unzählige Dateien mit Kryptischen Namen wie SCAN_20260805_1022.pdf, Unbenanntes Dokument oder IMG_4921.png an. Dokumente manuell zu öffnen, zu lesen und sinnvoll umzubenennen kostet wertvolle Arbeitszeit.

Infografik zur automatischen Umbenennung von Google Drive Dateien per KI und Groq API

Mit einem einfachen Google Apps Script und der Groq API lässt sich dieser Prozess vollständig automatisieren. Das Skript analysiert Texte, führt OCR bei PDFs durch, erkennt Bildinhalte per Vision-Modell und vergibt einheitliche, aussagekräftige Dateinamen nach dem Schema [KI] YYYY-MM-DD_Dokumenteninhalt.

Die Kernfunktionen des Automatisierungs-Skripts

Das bereitgestellte Skript kombiniert Google-Drive-Funktionen mit modernen KI-Modellen für Text- und Bildanalyse:

Smarter Rekursions-Loop: Durchsucht einen angegebenen Hauptordner inklusive aller Unterordner.
OCR für PDFs: Wandelt PDFs temporär über die Google Drive API um, liest den Text aus und löscht das Hilfsdokument sofort wieder.
Multimodale Bildanalyse: Verwendet Bilderkennungsmodelle über Groq, um gescannte Dokumente oder Bilder direkt anhand ihres visuellen Inhalts zu benennen.
Regelbasierte Struktur: Erstellt strikte Dateinamen nach einem festen Schema (YYYY-MM-DD_Inhalt), bereinigt Sonderzeichen und vermeidet doppelte Bearbeitungen durch das Präfix [KI].
Prozess-Schutz: Nutzt den LockService von Google Apps Script, damit parallele Ausführungen sich nicht überschneiden.

Voraussetzung: So holst du dir deinen Groq API-Key

Um die rasend schnelle KI-Analyse von Groq zu nutzen, benötigst du einen kostenlosen API-Schlüssel. Der Vorgang dauert weniger als zwei Minuten:

Groq Console öffnen:
Registrierung oder Login.

Navigiere auf console.groq.com und erstelle ein kostenloses Konto oder melde dich mit deinem bestehenden Account an.
API Keys Bereich aufrufen:
Menü auf der linken Seite.

Klicke im linken Navigationsmenü auf den Menüpunkt API Keys.
Schlüssel generieren:
Sicher aufbewahren.

Klicke auf den Button Create API Key, vergib einen beliebigen Namen (z. B. „Google Drive Auto-Rename“) und erstelle den Key.
Key kopieren:
Wichtig: Nur einmalig sichtbar!.

Kopiere den generierten Schlüssel sofort in deine Zwischenablage. Aus Sicherheitsgründen wird er dir nach dem Schließen des Fensters nicht mehr vollständig angezeigt.

Hinweis: Groq bietet ein sehr großzügiges kostenloses Kontingent (Free Tier), das für das automatische Umbenennen hunderter Dokumente im Monat mehr als ausreicht.

Das vollständige Google Apps Script

Füge diesen Code in den Script-Editor deines Google Docs oder deines Google Drive Kontos ein (Erweiterungen > Apps Script):

Sicherheitshinweis: Trage deine API-Schlüssel niemals im Klartext in öffentlich zugänglichen Code ein. Nutze für Produktionsumgebungen idealerweise die PropertiesService-Schnittstelle von Apps Script.

// CONFIGURATION: Passen Sie diese Variablen an

const GROQ_API_KEY = "DEIN_GROQ_API_KEY";
const MAIN_FOLDER_ID = "DEINE_GOOGLE_DRIVE_FOLDER_ID";

// TEST-STEUERUNG
const LIMIT_FILES = 10;
let processedCount = 0;

function autoRenameFilesInFolderAndSubfolders() {
  processedCount = 0;
  const lock = LockService.getScriptLock();
  if (!lock.tryLock(1000)) return; // Bricht ab, wenn der vorige Run noch aktiv ist
  
  try {
    const mainFolder = DriveApp.getFolderById(MAIN_FOLDER_ID);
    Logger.log(`=== START: Hauptordner '${mainFolder.getName()}' ===`);
    
    processFolder(mainFolder);

  } catch (e) {
    Logger.log(`KRITISCHER FEHLER beim Ordnerzugriff: ${e.toString()}`);
  }
  
  lock.releaseLock();
  Logger.log(`=== ENDE: Insgesamt verarbeitete Dateien: ${processedCount}/${LIMIT_FILES} ===`);
}

function processFolder(folder) {
  if (processedCount >= LIMIT_FILES) return;

  const folderId = folder.getId();
  Logger.log(`-> Betrete Ordner: "${folder.getName()}"`);

  let files = DriveApp.searchFiles(`'${folderId}' in parents and trashed = false`);

  while (files.hasNext() && processedCount < LIMIT_FILES) {
    let file = files.next();
    const currentName = file.getName();

    // Bereits verarbeitete Dateien überspringen
    if (currentName.startsWith("[KI]")) {
      continue;
    }

    try {
      const mimeType = file.getMimeType();
      let newTitle = null;

      // A) Bildanalyse (JPG, PNG, WebP) über Groq Vision Model
      if (mimeType.startsWith("image/")) {
        Logger.log(`   [Bild erkannt] Analysiere Bildinhalt: ${currentName}`);
        newTitle = analyzeImageWithGroq(file);
      } 
      // B) Text- & PDF-Analyse (inkl. OCR)
      else {
        const fileText = extractTextFromFile(file);
        if (fileText && fileText.trim().length > 0) {
          Logger.log(`   [Dokument erkannt] Analysiere Textinhalt: ${currentName}`);
          newTitle = generateTitleWithGroq(fileText);
        } else {
          Logger.log(`   - Übersprungen (kein lesbarer Text): ${currentName}`);
          continue;
        }
      }

      if (newTitle) {
        const formattedNewName = `[KI] ${newTitle}`;
        file.setName(formattedNewName);
        Logger.log(`   - Erfolgreich umbenannt: '${currentName}' -> '${formattedNewName}'`);
        processedCount++;
      }

    } catch (e) {
      Logger.log(`   - Fehler bei Datei '${currentName}': ${e.toString()}`);
    }
  }

  // Unterordner durchsuchen
  let subfolders = DriveApp.searchFolders(`'${folderId}' in parents and trashed = false`);

  while (subfolders.hasNext() && processedCount < LIMIT_FILES) {
    const subfolder = subfolders.next();
    Logger.log(`   -> Unterordner gefunden: "${subfolder.getName()}"`);
    processFolder(subfolder);
  }
}

/**
 * Liest Text aus Google Docs, Textdateien und führt OCR für PDFs aus.
 */
function extractTextFromFile(file) {
  const mimeType = file.getMimeType();

  if (mimeType === MimeType.GOOGLE_DOCS) {
    return DocumentApp.openById(file.getId()).getBody().getText();
  } else if (mimeType === MimeType.PLAIN_TEXT) {
    return file.getBlob().getDataAsString();
  } else if (mimeType === "application/pdf") {
    return extractTextFromPdfWithOCR(file);
  } else {
    return `Dateiname: ${file.getName()}, Beschreibung: ${file.getDescription() || "Keine"}`;
  }
}

/**
 * Wandelt ein PDF kurzzeitig via Google Drive OCR in ein Doc um, liest den Text und löscht es wieder.
 */
function extractTextFromPdfWithOCR(file) {
  let tempFileId = null;

  try {
    const blob = file.getBlob();

    // Drive API V3 / V2 Fallback
    if (typeof Drive !== 'undefined' && Drive.Files && typeof Drive.Files.create === 'function') {
      const fileMetadata = { name: "temp_ocr_doc", mimeType: MimeType.GOOGLE_DOCS };
      const tempFile = Drive.Files.create(fileMetadata, blob, { ocr: true, ocrLanguage: "de" });
      tempFileId = tempFile.id;
    } else if (typeof Drive !== 'undefined' && Drive.Files && typeof Drive.Files.insert === 'function') {
      const resource = { title: "temp_ocr_doc", mimeType: file.getMimeType() };
      const tempFile = Drive.Files.insert(resource, blob, { ocr: true });
      tempFileId = tempFile.id;
    } else {
      Logger.log("      [OCR-Fehler] Die Drive API ist nicht aktiviert.");
      return null;
    }

    const doc = DocumentApp.openById(tempFileId);
    const text = doc.getBody().getText();
    DriveApp.getFileById(tempFileId).setTrashed(true);

    return text;

  } catch (e) {
    Logger.log(`      [OCR-Fehler bei PDF]: ${e.toString()}`);
    if (tempFileId) {
      try { DriveApp.getFileById(tempFileId).setTrashed(true); } catch (cleanErr) {}
    }
    return null;
  }
}

/**
 * Sendet ein Bild an Groq zur Bild- & Textanalyse.
 */
function analyzeImageWithGroq(file) {
  const url = "https://api.groq.com/openai/v1/chat/completions";
  const base64Image = Utilities.base64Encode(file.getBlob().getBytes());
  const mimeType = file.getMimeType();

  const prompt = `Analysiere dieses Bild/Dokument und erstelle einen präzisen Dateinamen.

Regeln:
- Format: YYYY-MM-DD_Inhalt (falls ein Datum erkennbar ist, sonst nur Inhalt).
- Nutze für 'Inhalt' bevorzugt den sichtbaren Betreff, Titel oder die Kernaussage.
- Ersetze Leerzeichen durch Unterstriche (_).
- Erlaubte Zeichen: Buchstaben (inkl. Umlaute Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü), Zahlen, Bindestriche und Unterstriche.
- Keine sonstigen Sonderzeichen (wie / \\ ? % * | < > " ').
- Länge: Max. 100 Zeichen.
- WICHTIG: Antworte NUR mit dem reinen Dateinamen!`;

  const payload = {
    "model": "qwen/qwen3.6-27b",
    "messages": [
      {
        "role": "user",
        "content": [
          { "type": "text", "text": prompt },
          {
            "type": "image_url",
            "image_url": { "url": `data:${mimeType};base64,${base64Image}` }
          }
        ]
      }
    ],
    "temperature": 0.1
  };

  return callGroqApi(url, payload);
}

/**
 * Generiert Dateinamen für reine Textdokumente.
 */
function generateTitleWithGroq(content) {
  const url = "https://api.groq.com/openai/v1/chat/completions";

  const prompt = `Erstelle einen präzisen Dateinamen für folgenden Text.

Regeln:
- Format: YYYY-MM-DD_Inhalt
- Nutze für 'Inhalt' bevorzugt den konkreten Betreff oder die Hauptzeile des Dokuments (z.B. "Kündigung_des_Vertrags_für_Elena_Leinweber").
- Ersetze Leerzeichen durch Unterstriche (_).
- Erlaubte Zeichen: Buchstaben (inkl. Umlaute Ä, Ö, Ü, ä, ö, ü), Zahlen, Bindestriche, Unterstriche.
- Keine sonstigen Sonderzeichen (wie / \\ ? % * | < > " ').
- Länge: Max. 85 Zeichen.
- WICHTIG: Antworte NUR mit dem reinen Dateinamen, ohne Begründung, ohne Erklärungen!

Text:
${content.substring(0, 3000)}`;

  const payload = {
    "model": "openai/gpt-oss-120b",
    "messages": [
      { "role": "user", "content": prompt }
    ],
    "temperature": 0.1
  };

  return callGroqApi(url, payload);
}

/**
 * Zentrale Hilfsfunktion für Groq API-Aufrufe mit autom. Filter für Denkprozesse.
 */
function callGroqApi(url, payload) {
  const options = {
    "method": "post",
    "headers": {
      "Authorization": "Bearer " + GROQ_API_KEY,
      "Content-Type": "application/json"
    },
    "payload": JSON.stringify(payload),
    "muteHttpExceptions": true
  };

  try {
    const response = UrlFetchApp.fetch(url, options);
    const json = JSON.parse(response.getContentText());

    if (json.error) {
      Logger.log(`      [Groq API Fehler] ${json.error.message}`);
      return null;
    }

    let rawText = json?.choices?.[0]?.message?.content;

    if (rawText) {
      // 1. Entferne HTML/XML Think-Tags (z.B. <think>...</think>)
      rawText = rawText.replace(/<think>[\s\S]*?<\/think>/gi, '');

      // 2. Falls "think..." Fließtext vorhanden ist, nimm nur die letzte Zeile
      if (rawText.includes("think") || rawText.includes("Draft")) {
        const lines = rawText.trim().split(/\r?\n/);
        rawText = lines.filter(line => line.trim().length > 0).pop();
      }

      // 3. Bereinige Sonderzeichen, Steuerzeichen und Präfixe
      let cleaned = rawText
        .replace(/^think/i, '')
        .replace(/[\r\n]/g, '')
        .replace(/[/\\?%*:|"<>]/g, '')
        .trim();

      return cleaned.length > 0 ? cleaned : null;
    }
    return null;
  } catch (err) {
    Logger.log(`      [Netzwerk/Parsing Fehler] ${err.toString()}`);
    return null;
  }
}

Einrichtungslayout: So installierst du das Skript

Google Drive API aktivieren:
Notwendig für die OCR-Funktionalität bei PDFs.

Öffne im Apps Script Editor auf der linken Seite den Punkt Dienste (+), suche nach Drive API und füge sie hinzu,
Variablen anpassen:
Ordner-ID & API-Keys hinterlegen.

Ersetze GROQ_API_KEY durch deinen Schlüssel und trage bei MAIN_FOLDER_ID die ID deines Zielordners aus der Google Drive URL ein (der Teil nach folders/).
Testlauf ausführen:
Prüfe die Log-Dateien.

Führe die Funktion autoRenameFilesInFolderAndSubfolders einmalig manuell aus. Das Skript verarbeitet standardmäßig zunächst max. 10 Dateien (LIMIT_FILES = 10), um die Funktionsweise sicher zu testen.
Zeitgesteuerten Trigger einrichten:
Vollständige Automatisierung im Hintergrund.

Richte im Editor unter Triggers (Uhr-Symbol) einen zeitgesteuerten Auslöser ein (z. B. stündlich oder täglich), damit neu hochgeladene Dateien automatisch im Hintergrund umbenannt werden.

Warum dieser Ansatz überzeugt

Keine verpassten Rechnungen oder Verträge: Durch die Erkennung von Datum und Betreff (z. B. [KI] 2026-03-15_Rechnung_Telekom) findest du jedes Dokument sofort über die Google Drive Suche.
Kosten- und Geschwindigkeitsvorteil: Die Nutzung der Groq API ermöglicht extrem schnelle Antworten bei sehr geringen Tokens-Kosten.
Robust gegen KI-Unsauberkeiten: Die Funktion callGroqApi bereinigt interne Denkprozesse (<think>-Tags), die bei modernen Reasoning-Modellen vorkommen können, sodass wirklich nur der reine Dateiname in Google Drive landet.

Nie wieder Chaos in Google Drive: Wie du deine Dateien vollautomatisch per KI benennst

Die Kernfunktionen des Automatisierungs-Skripts

Voraussetzung: So holst du dir deinen Groq API-Key

Das vollständige Google Apps Script

Einrichtungslayout: So installierst du das Skript

Warum dieser Ansatz überzeugt

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